Estoque e entrada de compra

O que você vai fazer

Você vai fazer o caminho inteiro uma vez: cadastrar um produto que controla estoque, dar entrada de uma compra, ver o saldo mudar e conferir a despesa que nasceu junto, na tela de Lançamentos.

Duas coisas para saber antes

Estoque é por propriedade. Não existe saldo "da pousada inteira": existe o saldo de cada item em cada propriedade. Antes de qualquer coisa, escolha a propriedade no alto da tela — sem ela, o Estoque não mostra nada.

Só aparece o que controla estoque. Se o produto não estiver com a caixa "Controlar estoque deste item" marcada, ele não existe para esta tela. É o erro mais comum, e ele não dá mensagem de erro nenhuma.

Passo a passo

1. Cadastre o produto — vá em Configurações → Produtos e Serviços → "Novo item". Dê o nome, marque "Controlar estoque deste item" e, se quiser ser avisado quando estiver acabando, preencha o Estoque mínimo. Salve.

2. Abra o Estoque — no menu, clique em Estoque e escolha a propriedade. Na aba Posição o produto aparece com saldo 0. Se ele não aparecer, volte ao passo 1: a caixa não ficou marcada.

3. Registre a entrada de compra — vá na aba Entrada de compra. Informe a Data da compra, o Fornecedor (opcional) e o número da Nota / cupom (opcional). Adicione uma linha por produto, com a quantidade e o custo unitário. A quantidade é sempre positiva: o sinal quem aplica é o sistema.

4. Confira o total — a Soma das linhas aparece calculada. O campo Total da nota pode ficar em branco, e aí vale a soma. Preencha-o só quando a nota fecha num valor diferente, por causa de frete rateado ou arredondamento — os dois números são fatos diferentes e o sistema guarda os dois.

5. Decida sobre a despesa — a caixa Gerar lançamento financeiro já vem marcada, e é ela que faz a compra virar despesa na data da compra. Desmarcar é uma escolha válida: o estoque entra e nenhum lançamento é criado.

6. Diga se já foi paga — se você marcar Já foi paga, o campo Forma de pagamento passa a ser obrigatório. Sem escolher a forma, a compra é recusada e nada é gravado. Se deixar desmarcado, a despesa nasce a pagar, vencendo na data da compra.

7. Salve a compra — a mensagem confirma que a compra foi registrada e que o lançamento foi gerado.

8. Volte à Posição — o saldo do produto agora é a quantidade que você comprou.

9. Confira a despesa — vá em Lançamentos. Existe uma despesa nova, na data da compra, no valor total, com o fornecedor preenchido se você informou um. Ela é um lançamento comum: pode ser editada, categorizada e paga como qualquer outro.

10. Veja o vínculo dos dois lados — de volta ao Estoque, a aba Compras lista o que você registrou e mostra, em cada linha, se o lançamento foi Gerado, se a compra ficou Sem lançamento, ou se o Lançamento foi excluído depois.

Dica prática

O aviso sobre a categoria não é erro. Quando os produtos da compra têm contas de custo diferentes entre si, ou nenhum deles tem conta de custo, o sistema não escolhe uma por você: ele manda a despesa para "Outras" e diz por quê, sugerindo que você edite o lançamento se quiser outra categoria.

Isso é deliberado. Arbitrar em silêncio faria a despesa aparecer numa categoria que você não escolheu, sem nada explicando. Se você quer que a despesa caia sempre no lugar certo, preencha a Conta de custo dos produtos, em Configurações → Produtos e Serviços — é de lá que a escolha vem.

Saldo negativo não trava nada

Se um movimento deixar o saldo negativo, ele é gravado assim mesmo, e você recebe um aviso dizendo que o saldo ficou negativo e que vale conferir se falta lançar uma entrada.

Não é permissividade: saldo negativo é estado real, e quase sempre significa que a saída foi registrada antes da entrada. Bloquear criaria a pior situação possível — o hóspede já levou a água e o sistema não deixa registrar que ela saiu. Recusar o movimento não desfaz o que aconteceu, só apaga o registro dele.

Para corrigir, dê entrada da compra que faltou. O saldo se acerta sozinho.

Movimento não se apaga

Não existe botão de excluir movimento. O histórico é histórico, e a correção é sempre um movimento novo: use a aba Ajustes e perdas e escolha o tipo — Perda para quebra, vencimento ou furto, Ajuste positivo ou Ajuste negativo para correção, Consumo interno para o que a casa usou, Correção de inventário para acertar contra uma contagem física.

Em quase todos eles a quantidade é positiva e o sistema aplica o sinal. A exceção é a Correção de inventário, em que o sinal é seu: negativo para falta, positivo para sobra.

Erros comuns

Abrir o Estoque sem escolher a propriedade e concluir que não tem nada lá.

Procurar um produto na Posição sem ter marcado "Controlar estoque deste item".

Marcar Já foi paga e não escolher a forma de pagamento. A compra não é salva, e a mensagem diz exatamente isso.

Clicar duas vezes em salvar achando que a primeira não pegou. Não duplica: o sistema reconhece que é a mesma compra e avisa que nada foi criado de novo.