Cadastrar produtos e serviços

A pergunta que resolve o cadastro

Antes de olhar qualquer campo, responda uma coisa sobre o item: ele some da prateleira quando você vende?

Água, cerveja, chocolate e sabonete somem. Passeio de barco, late checkout e transfer não — você pode vender o mesmo passeio dez vezes no mesmo dia sem que nada acabe.

Essa resposta é a caixa "Controlar estoque deste item", e ela é o único campo do catálogo que erra em silêncio. Se você esquecer de marcá-la numa cerveja, nada dá errado na hora: o item é salvo, aparece nas listas e simplesmente nunca aparece no Estoque nem tem saldo. Você só descobre no dia em que for conferir quantas latas restam e não encontrar o produto lá.

O que você vai fazer

Você vai montar um catálogo único com o que vende e com o que presta, e marcar item por item quais deles têm estoque para controlar.

Passo a passo

1. Abra o catálogo — vá em Configurações → Produtos e Serviços. Na primeira vez a lista está vazia, com o convite para criar o primeiro item.

2. Clique em "Novo item" — o formulário abre. Só o nome é obrigatório: você pode salvar apenas com o nome e voltar depois para completar o resto.

3. Escolha o tipo — Produto para coisa física, Serviço para o que você presta. O tipo é classificação e nada mais: ele não liga nem desliga controle de estoque sozinho.

4. Responda a pergunta do estoque — marque "Controlar estoque deste item" se o item some quando você vende. Só depois de marcar é que aparece o campo Estoque mínimo, que é o número abaixo do qual você quer ser avisado.

5. Preencha custo e preço, se souber — Custo é quanto custa repor, Preço de venda é quanto você cobra. A Margem aparece calculada ao lado, em reais e em porcentagem, e não é editável: enquanto faltar um dos dois valores ela mostra "informe custo e preço".

6. Ligue o item ao financeiro, se quiser — os campos Conta de receita e Conta de custo apontam para as suas categorias financeiras e são opcionais. Vale saber desde já: é a Conta de custo que decide em qual categoria cai a despesa quando você registrar uma compra desse item no Estoque.

7. Salve — o item aparece na lista com a situação Ativo, junto com custo, preço e margem.

Dica prática

Serviço também pode controlar estoque, e às vezes deve. Um kit de boas-vindas que você monta e entrega é "serviço" na sua cabeça e "produto" na prateleira — se as unidades acabam, marque a caixa. O sistema não deduz nada a partir do tipo nem do nome, de propósito: quem decide é você, item por item.

Se você esquecer de marcar, dá para corrigir

Não há estrago. Abra o item em Configurações → Produtos e Serviços, clique em editar e marque a caixa. A partir daí ele passa a aparecer no Estoque com saldo zero — o passado não é reconstruído, porque não houve movimento nenhum para reconstruir.

Se você já tinha comprado aquele item antes de marcar a caixa, registre a quantidade que existe hoje pela aba Ajustes e perdas do Estoque. É o caminho normal para o primeiro inventário.

Erros comuns

Cadastrar tudo como Produto por hábito e depois estranhar que o passeio de barco apareça no controle de estoque. O tipo não faz isso: quem faz é a caixa de controlar estoque.

Procurar a Margem para editar. Ela é conta, não campo — mexa no custo ou no preço.

Não achar um item na lista depois de desativá-lo. Troque o filtro de situação para Ativos e inativos.

Deixar a Conta de custo em branco em tudo e depois estranhar que as despesas de compra caiam todas na mesma categoria.